Protección de Datos en Empresas de Más de 50 Trabajadores.
Obligaciones Clave que No Puedes Ignorar
Si tu empresa cuenta con más de 50 trabajadores, ¡atención! La protección de datos cobra un nivel extra de importancia y responsabilidad. No solo porque la normativa es más exigente, sino porque gestionar correctamente la información personal de empleados, proveedores y clientes es fundamental para evitar sanciones y cuidar la reputación de tu empresa.
En esta entrada te contamos, al estilo GECCOS, qué debes tener controlado para cumplir sin complicaciones.
- Canal de denuncias: la obligación que protege a todos
Con más de 50 empleados, estás obligado a poner en marcha un canal de denuncias interno. Este sistema debe garantizar que cualquier persona dentro de la organización pueda comunicar irregularidades o posibles incumplimientos sin miedo a represalias.
¿Qué debes saber?
- Debes proteger la identidad y los datos personales del denunciante, asegurando la confidencialidad.
- El canal debe ser accesible y efectivo, para que no sea solo una obligación en papel.
Este canal es clave para fomentar la transparencia y la ética, además de ser un requisito legal ineludible.
- Protección de datos en las relaciones laborales: la base de todo
Desde la contratación hasta la desvinculación laboral, el tratamiento de datos personales es continuo:
- Recoge solo los datos estrictamente necesarios para cada fase (currículum, información médica, datos bancarios, etc.).
- Informa siempre a los empleados sobre cómo y para qué vas a usar sus datos.
- Controla las herramientas de supervisión (cámaras, accesos, GPS) respetando siempre la privacidad.
- Guarda los datos el tiempo legalmente establecido y destrúyelos de forma segura cuando ya no los necesites.
Recuerda que la formación del personal en materia de protección de datos es fundamental para evitar errores y fugas de información.
- Proveedores encargados del tratamiento: ojo con con quién compartes datos
Cuando trabajas con proveedores o colaboradores que tratan datos personales por cuenta de tu empresa (por ejemplo, servicios de nómina, sistemas de gestión, consultorías o plataformas de comunicación), tienes una obligación clara:
- Firmar contratos de encargo de tratamiento que definan las responsabilidades en protección de datos.
- Comprobar que esos proveedores cumplen con la normativa vigente y aplican medidas de seguridad adecuadas.
- Supervisar periódicamente su correcto cumplimiento para minimizar riesgos.
Tu empresa sigue siendo responsable ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) de que esos encargados cumplan, así que no dejes este punto en piloto automático.
- Clientes y usuarios: transparencia y derechos claros
Ya trabajes con otras empresas o directamente con particulares, el tratamiento de sus datos personales debe ser transparente y respetar sus derechos:
- Informa con claridad para qué usas sus datos y cómo pueden ejercer sus derechos (acceso, rectificación, supresión, etc.).
- Solicita consentimiento cuando sea necesario, especialmente para fines como marketing o perfiles.
- Facilita procedimientos sencillos para que puedan ejercer sus derechos sin complicaciones.
- Protege sus datos con las medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas.
- Otras obligaciones importantes
- Mantén actualizado el registro de actividades de tratamiento, donde quede reflejado qué datos se tratan, con qué finalidad, cómo y quién los gestiona.
- Realiza evaluaciones de impacto en aquellos tratamientos que puedan suponer un riesgo elevado para los derechos y libertades de las personas.
- Ten preparado un protocolo para la gestión de brechas de seguridad y forma a tu equipo para reaccionar rápido ante cualquier incidente.
En resumen
Gestionar la protección de datos en empresas con más de 50 empleados no es solo cumplir la ley, es una forma de proteger tu negocio, tus empleados y tus clientes.
Si quieres que te ayudemos a poner en orden tus obligaciones en protección de datos, revisar tus contratos con proveedores o preparar tu canal de denuncias, en GECCOS estamos listos para acompañarte.