Protección de datos en centros educativos y colegios privados
Mariano Garrido – DPD
La matrícula, las comunicaciones con las familias, las aplicaciones del aula y las fotografías de actividades forman parte de la gestión diaria de un colegio. Revisar quién accede a esa información y cómo se utiliza permite detectar problemas antes de que afecten a alumnos, familias o personal.
Qué datos tratan los colegios privados
Los colegios privados y concertados manejan información de alto riesgo, especialmente porque afecta a menores. Entre los datos más relevantes se encuentran:
Datos identificativos de alumnos y tutores legales
Expedientes académicos, evaluaciones y observaciones docentes
Información de salud: alergias, patologías, adaptaciones o NEE
Datos económicos: pagos, becas, domiciliaciones
Imágenes y vídeos de actividades escolares
Datos generados por plataformas educativas, apps de comunicación y servicios complementarios
Información del personal docente y administrativo
La variedad de datos hace imprescindible aplicar medidas de seguridad reforzadas y contar con bases jurídicas claras para el tratamiento.
Bases jurídicas del tratamiento en colegios privados
Seleccionar la base jurídica adecuada evita depender del consentimiento cuando no corresponde y asegura el cumplimiento del RGPD.
Función educativa (interés público)
Aplica a:
Evaluaciones y expedientes académicos
Comunicaciones con familias
Orientación y seguimiento educativo
Gestión de convivencia y relación con la Administración
Ejecución del contrato educativo
Procede para:
Matrículas y facturación
Servicios complementarios contratados con el centro (comedor, transporte, actividades extraescolares)
Interés legítimo
Se utiliza con cautela en:
Videovigilancia
Seguridad de redes y sistemas
Comunicaciones organizativas internas
Consentimiento
Solo cuando es necesario:
Publicación de imágenes con fines promocionales
Difusión en web o redes sociales
Actividades voluntarias gestionadas por terceros
Comunicaciones comerciales
La captación de imágenes necesaria para la función educativa puede realizarse sin consentimiento. Deben concretarse la finalidad, las personas con acceso y las condiciones de utilización; la difusión promocional requiere una valoración separada.
Información obligatoria a familias y alumnos
Todos los colegios privados deben ofrecer información clara y accesible desde la matrícula:
Cláusulas de información: responsable del tratamiento, finalidades, base jurídica, destinatarios y encargados, plazos de conservación, ejercicio de derechos, datos del Delegado de Protección de Datos
Política de privacidad web: actualizada y accesible
Documentación interna: protocolos de imágenes, acoso escolar y ciberacoso, uso de plataformas educativas, gestión de brechas de seguridad y política de dispositivos digitales
Una consultoría en protección de datos personales puede ayudar a elaborar estos documentos de manera eficiente y segura.
Proveedores: clave para la protección de datos
Debe analizarse el papel de cada proveedor. Si trata datos por cuenta del centro, será necesario regular el encargo conforme al artículo 28 del RGPD.
Determinar cuándo procede firmar contratos de encargo del tratamiento con plataformas educativas (Classroom, Teams, Moodle), apps de comunicación, servicios de comedor y transporte, enfermería, cloud, mantenimiento informático y videovigilancia.
Revisar transferencias internacionales (SCC y análisis de riesgos).
Conviene revisar el papel de las entidades que organizan actividades externas antes de facilitarles información.
Medidas de seguridad para colegios privados
Algunas medidas imprescindibles:
Control de accesos por perfiles
Autenticación en dos pasos en plataformas educativas
Cifrado de dispositivos portátiles
Verificación de copias de seguridad
Gestión segura de contraseñas
Registro y evaluación de brechas de seguridad
Formación continua a docentes y personal
Política de BYOD y revisión de permisos en plataformas educativas
Estas medidas forman parte de una auditoría LOPD y aseguran la protección de datos personales de toda la comunidad educativa.
Gestión de imágenes y consentimiento
La captación de imágenes necesaria para la función educativa puede realizarse sin consentimiento. Deben concretarse la finalidad, las personas con acceso y las condiciones de utilización; la difusión promocional requiere una valoración separada.
Cesión de datos a terceros
Antes de facilitar datos a un tercero, debe determinarse si actúa por cuenta del centro o para sus propias finalidades, qué información necesita y qué fundamento permite el tratamiento.
Auditorías y revisiones de cumplimiento
Realizar revisiones periódicas garantiza que el colegio cumple la normativa sobre protección de datos personales:
Inventario de tratamientos
Textos legales y contratos con proveedores
Medidas de seguridad
Protocolos internos y uso de plataformas
Documentación de brechas
Frecuencia recomendada: anual o cada 1–2 años, y tras cambios tecnológicos o incidentes.
Incidencias que conviene prevenir
Uso indebido de imágenes de menores
Información insuficiente en la matrícula
Falta de contrato de encargo
Brechas de seguridad no notificadas
Accesos no autorizados
Cesiones no justificadas
Una asesoría en protección de datos y auditoría de protección de datos ayudan a minimizar riesgos y sanciones.
Revisión de la privacidad en la gestión diaria
Cumplir el RGPD en colegios privados no es solo un requisito legal: es una oportunidad para:
Diferenciarse
Reforzar la confianza de las familias
Garantizar un entorno educativo seguro y profesional
Integrar la privacidad en la gestión diaria demuestra orden, calidad y compromiso con la protección de datos personales.
El DPD en el centro educativo
Los centros docentes que ofrecen enseñanzas en los niveles previstos en la legislación educativa deben designar un DPD, conforme al artículo 34.1.b de la LOPDGDD. El servicio de DPD externo de GECCOS ofrece apoyo en esta función.
Preguntas prácticas para la dirección del centro
¿Qué comprobar antes de incorporar una aplicación educativa?
Revisa qué datos solicita, quién puede acceder, dónde se aloja la información y cómo se recupera al dejar de utilizarla. Comprueba sus permisos y quién gestionará las cuentas del profesorado y del alumnado.
¿Cómo revisar los accesos cuando cambia el profesorado?
Comprueba las cuentas, grupos, carpetas compartidas y dispositivos utilizados. Organiza la retirada de accesos de quien deja el centro y asigna a cada incorporación los permisos necesarios para sus funciones.
La adaptación al RGPD debe reflejar estos procesos cotidianos.
Podemos ayudarte a revisar cómo gestiona el centro las matrículas, las plataformas y las imágenes, y a ordenar las actuaciones pendientes. Cuéntanos cómo trabaja tu centro.