Protección de datos para inmobiliarias: cómo cumplir el RGPD en la gestión de clientes y arrendatarios
El sector inmobiliario maneja a diario una gran cantidad de información personal: datos de propietarios, compradores, arrendatarios y empleados. Esta información incluye documentos identificativos, datos financieros, contratos y, en ocasiones, información sensible relacionada con solvencia o situación familiar.
Por ello, las inmobiliarias están plenamente sujetas al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
Cumplir con la normativa sobre protección de datos personales no solo evita sanciones, sino que aporta transparencia y confianza en un sector donde la relación con el cliente es clave.
Datos personales tratados por una inmobiliaria
Una agencia inmobiliaria puede tratar diferentes tipos de datos en sus actividades habituales:
- Datos identificativos: nombre, DNI, dirección, teléfono, correo electrónico.
- Datos económicos y financieros: cuentas bancarias, nóminas, justificantes de ingresos o solvencia.
- Datos contractuales: contratos de compraventa, arrendamiento, intermediación o gestión de propiedades.
- Datos de empleados o colaboradores: nóminas, seguros sociales, información laboral.
- Datos de videovigilancia, si la oficina dispone de cámaras de seguridad.
Cada tratamiento debe estar identificado y documentado en el registro de actividades de tratamiento, con su finalidad, base jurídica y medidas de seguridad correspondientes.
Base jurídica del tratamiento
En el sector inmobiliario, la base principal para tratar los datos de clientes y propietarios es la ejecución de un contrato o la aplicación de medidas precontractuales, conforme al artículo 6.1.b del RGPD.
Por ejemplo, cuando un cliente solicita visitar un inmueble o firma un contrato de arrendamiento o venta.
El consentimiento se utiliza únicamente en los siguientes casos:
- Envío de comunicaciones comerciales o newsletters.
- Cesión de datos a terceros no necesarios para la relación contractual (por ejemplo, entidades financieras o empresas de mudanzas).
El consentimiento para el tratamiento de datos personales debe ser libre, informado, específico y verificable, evitando las casillas pre-marcadas o el consentimiento implícito.
Responsables y encargados del tratamiento
La inmobiliaria actúa como responsable del tratamiento, ya que decide la finalidad y los medios del uso de los datos.
No obstante, intervienen distintos encargados del tratamiento, como:
- Plataformas de gestión inmobiliaria y CRM.
- Empresas de marketing o fotografía de inmuebles.
- Asesorías contables o laborales.
- Servicios de mantenimiento informático o almacenamiento en la nube.
Con todos ellos debe firmarse un contrato de encargo del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD, garantizando que aplican medidas técnicas y organizativas adecuadas y que no utilizarán los datos para fines propios.
Si los datos se almacenan en servidores fuera del Espacio Económico Europeo, se deben revisar las transferencias internacionales de datos y sus garantías legales.
Obligaciones del responsable del tratamiento
Además de la base jurídica y los contratos, la inmobiliaria debe cumplir con varias obligaciones del RGPD, entre ellas:
- Mantener actualizado el registro de actividades de tratamiento.
- Elaborar y conservar las cláusulas informativas que indiquen la identidad del responsable, finalidades, derechos y bases jurídicas.
- Implantar medidas de seguridad y confidencialidad de los datos (control de acceso, copias de seguridad, cifrado, etc.).
- Establecer un procedimiento interno para gestionar el ejercicio de derechos de los interesados (acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad).
- Evaluar los riesgos y, en su caso, realizar una revisión o auditoría de cumplimiento RGPD-LOPDGDD.
Estas revisiones no tienen una periodicidad fija, pero se recomienda realizarlas cada 1–2 años o ante cambios relevantes (por ejemplo, nuevos sistemas informáticos o cambio de proveedores).
Política de seguridad y medidas técnicas
Cada inmobiliaria debe disponer de una política de seguridad informática adaptada a su tamaño y a los riesgos de sus tratamientos.
Entre las medidas más comunes se encuentran:
- Uso de contraseñas seguras y sistemas de doble autenticación.
- Limitación del acceso a los datos según el rol del empleado.
- Encriptado o bloqueo de documentos con información sensible.
- Copias de seguridad regulares y prueba de restauración.
- Protocolos para detectar y notificar brechas de seguridad ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en un plazo máximo de 72 horas.
Estas medidas son las que el artículo 32 del RGPD denomina “medidas técnicas y organizativas adecuadas”, que sustituyen al antiguo enfoque del Reglamento de desarrollo de la LOPD.
Información y derechos de los interesados
El derecho de información en protección de datos obliga a comunicar al cliente, desde el inicio, quién es el responsable, con qué finalidad se tratan sus datos y cómo puede ejercer sus derechos.
La información debe incluirse en:
- Formularios de captación o contacto.
- Contratos de arrendamiento o compraventa.
- Correos electrónicos y facturas (con un aviso breve y enlace a la política completa).
- Página web o portales inmobiliarios, si se recogen datos mediante formularios.
Asimismo, debe controlarse la cesión de datos personales a terceros, que solo puede realizarse cuando exista una obligación legal (por ejemplo, notarios o administraciones públicas) o consentimiento expreso del interesado.
Comunicaciones comerciales y marketing inmobiliario
Las campañas de marketing, newsletters o envío de promociones deben cumplir tanto el RGPD como la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI).
Solo se pueden enviar mensajes promocionales a:
- Clientes con los que exista una relación contractual previa y productos similares.
- Personas que hayan dado su consentimiento expreso.
En todos los casos, los mensajes deben incluir un medio sencillo y gratuito para revocar el consentimiento u oponerse al tratamiento.
Sanciones por incumplimiento
Las sanciones previstas por el RGPD pueden alcanzar hasta 20 millones de euros o el 4 % del volumen global de negocio anual, aplicándose la cuantía mayor.
Sin embargo, en la práctica, las sanciones impuestas a pymes e inmobiliarias suelen ser mucho menores y responden a incumplimientos como:
- Formularios sin cláusulas informativas adecuadas.
- Falta de contratos con encargados del tratamiento.
- Envío de comunicaciones sin consentimiento válido.
- Exposición de datos en correos o anuncios públicos.
Además del impacto económico, las sanciones pueden afectar gravemente la reputación del negocio, por lo que conviene adoptar una actitud preventiva y documentar todas las acciones de cumplimiento.
Buenas prácticas para inmobiliarias
Para mantener el cumplimiento normativo de forma continua, se recomienda:
- Actualizar periódicamente la documentación de protección de datos.
- Firmar contratos actualizados con encargados del tratamiento.
- Implementar medidas técnicas básicas y políticas de acceso.
- Formar al personal en confidencialidad de los datos y atención al cliente.
- Revisar los consentimientos y las bases jurídicas de cada tratamiento.
- Consultar con una asesoría o consultoría de protección de datos especializada en el sector inmobiliario.
Conclusión
La protección de datos para inmobiliarias es un requisito indispensable en la gestión profesional de la información de clientes, propietarios y arrendatarios.
Cumplir con el RGPD y la LOPDGDD no es solo una obligación legal, sino una garantía de transparencia, confianza y seguridad.
Con el apoyo de una consultoría de protección de datos personales o mediante una correcta gestión interna, las inmobiliarias pueden reducir riesgos, mejorar su reputación y ofrecer un servicio más seguro y responsable.