Protección de datos para academias y centros de formación: guía técnica de cumplimiento RGPD-LOPDGDD
La gestión de datos personales es un eje central en cualquier academia o centro de formación, ya sea presencial, online o híbrido. La cantidad y variedad de información que se maneja (alumnos, profesores, representantes legales, proveedores, plataformas educativas, sistemas de videoconferencia, CRM…) convierte a estos centros en entornos con obligaciones importantes en materia de protección de datos.
En esta guía técnica analizamos cómo deben cumplir academias y centros formativos el RGPD y la LOPDGDD, qué medidas exigir a proveedores tecnológicos, qué información deben facilitar a alumnos y familias, y cómo organizar un sistema de gestión de la privacidad sólido, actualizado y verificable.
Qué datos se tratan en un centro de formación y por qué implica riesgos
Las academias gestionan un volumen amplio de datos personales que pueden incluir:
- Datos identificativos y de contacto de alumnos.
- Información académica y evaluaciones.
- Datos de padres o tutores cuando el alumno es menor.
- Datos financieros para pagos y facturación.
- Comunicaciones por email o mensajería.
- Grabaciones en plataformas online o videoclases.
- Datos especialmente sensibles si se ofrecen servicios de apoyo educativo o adaptaciones específicas.
Esta diversidad exige una política de seguridad informática coherente, medidas técnicas y organizativas adecuadas (art. 32 RGPD) y una gestión clara de la confidencialidad de los datos.
Base jurídica del tratamiento en academias
Para academias y centros de formación, la base jurídica principal es la ejecución de un contrato: la prestación del servicio formativo.
Se utilizará esta base para:
- Gestión de matrícula.
- Evaluación y seguimiento académico.
- Comunicación con alumnos o con los tutores legales.
- Facturación y gestión administrativa.
El consentimiento solo se utilizará cuando sea estrictamente necesario, por ejemplo:
- Envío de comunicaciones comerciales o newsletter.
- Uso de imágenes del alumno con finalidad promocional.
- Cesión de datos a terceros no necesarios para la prestación.
Esto evita abusar del consentimiento y respeta el principio de licitud del tratamiento.
Información a los alumnos y familias: textos legales necesarios
Las academias deben disponer de textos informativos claros y fácilmente accesibles, entre ellos:
Cláusulas informativas en formularios (online o en papel)
Deben incluir:
- Identidad del responsable.
- Finalidad del tratamiento.
- Base jurídica.
- Destinatarios.
- Información sobre los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad.
- Tiempo de conservación.
- Contacto del delegado de protección de datos (si lo hubiese).
Políticas internas y texto legal de protección de datos
Incluye política de privacidad, política de cookies (si hay web) y protocolos internos.
Aviso en facturas
Debe existir un aviso breve de privacidad con referencia a la política completa.
Contratos con proveedores: un punto crítico en academias
Los centros de formación suelen usar múltiples herramientas tecnológicas. Por ello es imprescindible firmar contratos de encargo del tratamiento (art. 28 RGPD) con:
- Plataformas de educación online (LMS).
- Herramientas de videoconferencia.
- Software de gestión académica.
- Servicios de email marketing.
- CRM.
- Hosting o almacenamiento cloud.
- Laboratorios o empresas externas que gestionen datos de alumnos.
Además, es obligatorio revisar si existe transferencia internacional de datos, especialmente cuando se utilizan herramientas estadounidenses. Si es así, la academia debe comprobar:
- La existencia de cláusulas contractuales tipo (SCC).
- Garantías adecuadas.
- Análisis de riesgos complementarios.
Medidas técnicas y organizativas (art. 32 RGPD)
El centro debe aplicar medidas de seguridad proporcionales a los tratamientos que realiza. Entre las más relevantes:
- Control de accesos a sistemas.
- Gestión segura de contraseñas.
- Cifrado de dispositivos portátiles.
- Copias de seguridad.
- Limitación de accesos a profesores según necesidad.
- Protocolo interno ante pérdida o robo de dispositivos.
- Registro de brechas de seguridad.
Estas medidas deben integrarse en una política interna de seguridad informática, que debe revisarse periódicamente.
Cómo deben gestionar las academias los consentimientos
El consentimiento debe ser:
- Libre.
- Específico.
- Informado.
- Inequívoco.
Casos en los que suele ser necesario:
- Marketing y campañas de fidelización.
- Fotografías en redes sociales o web del centro.
- Uso de datos no necesarios para la prestación del servicio.
No debe utilizarse el consentimiento para justificar tratamientos que ya se amparan en la ejecución del contrato o en el interés legítimo claramente ponderado.
Cesión de datos personales a terceros
Hay situaciones en las que se produce una cesión de datos personales a terceros, por ejemplo:
- Envío de información académica a familias.
- Subcontratación de profesores externos.
- Presentación de documentación a administraciones en ciertos programas subvencionados.
Debe informarse correctamente y evaluar si la cesión es necesaria para la actividad o requiere consentimiento previo.
Auditorías de cumplimiento RGPD-LOPDGDD en centros formativos
Las academias deben realizar una revisión o auditoría de cumplimiento
RGPD-LOPDGDD de manera periódica, recomendablemente cada 1–2 años o cuando se implementen nuevos sistemas tecnológicos.
La auditoría debe revisar:
- Exactitud de los textos legales.
- Inventario de tratamientos.
- Contratos con encargados.
- Medidas de seguridad.
- Protocolos internos.
- Política de retención de datos.
Sanciones y mayores riesgos en academias y centros formativos
El RGPD establece sanciones administrativas que pueden llegar hasta 20 millones de euros o el 4 % del volumen global del negocio.
Aunque en la práctica las multas en PYMES como academias o centros de formación suelen ser más moderadas, sí existe una alta frecuencia de procedimientos sancionadores. La mayoría se deben a fallos repetidos en los mismos puntos críticos del cumplimiento.
Los riesgos más habituales, que históricamente han derivado en sanciones, son los siguientes:
- Uso inadecuado de imágenes de alumnos (especialmente menores)
Uno de los motivos más frecuentes de sanción.
Errores típicos:
- Publicación en web o redes sociales sin consentimiento válido.
- Mezcla de fines educativos internos con fines promocionales.
- Falta de información adecuada a familias.
- Ausencia de contratos con proveedores tecnológicos (art. 28 RGPD)
Muy común en academias que utilizan:
- plataformas educativas,
- videoconferencias,
- CRM o sistemas cloud,
- herramientas de marketing.
La falta de contrato de encargo supone un incumplimiento directo y sancionable.
- Grabación de clases online sin cumplir requisitos legales
Riesgo creciente por el aumento de enseñanza online.
Problemas habituales:
- grabar sin informar adecuadamente,
- no definir plazos de conservación,
- permitir accesos amplios o no controlados,
- reutilizar las grabaciones para finalidades distintas.
- Gestión incorrecta del consentimiento
Incluye:
- consentimientos genéricos o no específicos,
- pedir consentimiento cuando no corresponde (lo que lo invalida),
- falta de registro y trazabilidad.
Esto provoca que los tratamientos basados en consentimiento carezcan de validez jurídica.
- Deficiencias en medidas de seguridad (art. 32 RGPD)
Incumplimientos frecuentes:
- contraseñas débiles o compartidas entre docentes,
- portátiles sin cifrar,
- copias de seguridad no aseguradas,
- accesos excesivos a expedientes académicos,
- dispositivos personales no controlados.
Muchas brechas de seguridad en centros educativos se deben a estos puntos.
- Cesiones de datos sin base legal clara
Incluye casos como:
- información compartida con profesores externos,
- empresas de actividades complementarias,
- entidades públicas en subvenciones,
- servicios terapéuticos o de apoyo.
Cuando no existe base jurídica o contrato adecuado, la cesión es sancionable.
- Conservación indefinida de expedientes y documentación
Guardar datos sin criterio temporal claro es un riesgo jurídico y un incumplimiento habitual detectado por la AEPD.
- Falta de revisión periódica del cumplimiento
Sin un control anual o bianual se acumulan errores:
- textos legales desactualizados,
- proveedores sin evaluar,
- medidas de seguridad insuficientes,
- obsolescencia del sistema de privacidad.
La mayoría de sanciones a academias aparecen precisamente tras años sin revisión.
Conclusión: un cumplimiento accesible si se estructura correctamente
La protección de datos para academias y centros de formación es un ámbito manejable si se estructura adecuadamente:
- textos legales actualizados.
- medidas de seguridad coherentes.
- control de proveedores.
- información clara a alumnos y familias.
- una revisión periódica.
La correcta gestión del cumplimiento no solo evita riesgos jurídicos, sino que refuerza la confianza y profesionalidad del centro.