Protección de datos para colegios privados: guía completa de cumplimiento RGPD
Cumplir la normativa de protección de datos para colegios privados es esencial. Estos centros gestionan información sensible de alumnos, familias y personal, utilizan plataformas digitales y colaboran con múltiples proveedores. Una auditoría de protección de datos y una correcta asesoría en protección de datos ayudan a garantizar seguridad, cumplimiento legal y confianza de las familias.
Esta guía práctica explica cómo implementar la normativa europea de protección de datos, cumplir con RGPD y LOPDGDD, y gestionar correctamente la información en colegios privados.
1. Qué datos tratan los colegios privados
Los colegios privados y concertados manejan información de alto riesgo, especialmente porque afecta a menores. Entre los datos más relevantes se encuentran:
Datos identificativos de alumnos y tutores legales
Expedientes académicos, evaluaciones y observaciones docentes
Información de salud: alergias, patologías, adaptaciones o NEE
Datos económicos: pagos, becas, domiciliaciones
Imágenes y vídeos de actividades escolares
Datos generados por plataformas educativas, apps de comunicación y servicios complementarios
Información del personal docente y administrativo
La variedad de datos hace imprescindible aplicar medidas de seguridad reforzadas y contar con bases jurídicas claras para el tratamiento.
2. Bases jurídicas del tratamiento en colegios privados
Seleccionar la base jurídica adecuada evita depender del consentimiento cuando no corresponde y asegura el cumplimiento del RGPD.
2.1 Función educativa (interés público)
Aplica a:
Evaluaciones y expedientes académicos
Comunicaciones con familias
Orientación y seguimiento educativo
Gestión de convivencia y relación con la Administración
2.2 Ejecución del contrato educativo
Procede para:
Matrículas y facturación
Servicios complementarios contratados con el centro (comedor, transporte, actividades extraescolares)
2.3 Interés legítimo
Se utiliza con cautela en:
Videovigilancia
Seguridad de redes y sistemas
Comunicaciones organizativas internas
2.4 Consentimiento
Solo cuando es necesario:
Publicación de imágenes con fines promocionales
Difusión en web o redes sociales
Actividades voluntarias gestionadas por terceros
Comunicaciones comerciales
Nota: Las imágenes internas con fines educativos no requieren consentimiento, pero sí información previa y medidas de seguridad.
3. Información obligatoria a familias y alumnos
Todos los colegios privados deben ofrecer información clara y accesible desde la matrícula:
Cláusulas de información: responsable del tratamiento, finalidades, base jurídica, destinatarios y encargados, plazos de conservación, ejercicio de derechos, datos del Delegado de Protección de Datos
Política de privacidad web: actualizada y accesible
Documentación interna: protocolos de imágenes, acoso escolar y ciberacoso, uso de plataformas educativas, gestión de brechas de seguridad y política de dispositivos digitales
Una consultoría en protección de datos personales puede ayudar a elaborar estos documentos de manera eficiente y segura.
4. Proveedores: clave para la protección de datos
Los proveedores acceden a datos personales, por lo que cumplir el artículo 28 del RGPD es obligatorio:
Firmar contratos de encargo del tratamiento con plataformas educativas (Classroom, Teams, Moodle), apps de comunicación, servicios de comedor y transporte, enfermería, cloud, mantenimiento informático y videovigilancia.
Revisar transferencias internacionales (SCC y análisis de riesgos).
Error común: integrar actividades externas sin contrato de encargado.
5. Medidas de seguridad para colegios privados
Algunas medidas imprescindibles:
Control de accesos por perfiles
Autenticación en dos pasos en plataformas educativas
Cifrado de dispositivos portátiles
Verificación de copias de seguridad
Gestión segura de contraseñas
Registro y evaluación de brechas de seguridad
Formación continua a docentes y personal
Política de BYOD y revisión de permisos en plataformas educativas
Estas medidas forman parte de una auditoría LOPD y aseguran la protección de datos personales de toda la comunidad educativa.
6. Gestión de imágenes y consentimiento
Consentimiento obligatorio: redes sociales, web, contenidos promocionales, campañas de marketing
Consentimiento no necesario: uso interno educativo, documentación pedagógica, evaluaciones
La base jurídica es la función educativa o el interés público según corresponda.
7. Cesión de datos a terceros
Los datos solo pueden cederse si:
Es necesario para la función educativa
Existe obligación legal
Hay un encargo del tratamiento firmado
Forma parte del contrato con familias
Si la cesión tiene fines promocionales, se requiere consentimiento explícito.
8. Auditorías y revisiones de cumplimiento
Realizar revisiones periódicas garantiza que el colegio cumple la normativa sobre protección de datos personales:
Inventario de tratamientos
Textos legales y contratos con proveedores
Medidas de seguridad
Protocolos internos y uso de plataformas
Documentación de brechas
Frecuencia recomendada: anual o cada 1–2 años, y tras cambios tecnológicos o incidentes.
9. Sanciones más comunes en colegios privados
Uso indebido de imágenes de menores
Información insuficiente en la matrícula
Falta de contrato de encargo
Brechas de seguridad no notificadas
Accesos no autorizados
Cesiones no justificadas
Una asesoría en protección de datos y auditoría de protección de datos ayudan a minimizar riesgos y sanciones.
10. Conclusión
Cumplir el RGPD en colegios privados no es solo un requisito legal: es una oportunidad para:
Diferenciarse
Reforzar la confianza de las familias
Garantizar un entorno educativo seguro y profesional
Integrar la privacidad en la gestión diaria demuestra orden, calidad y compromiso con la protección de datos personales.