Inteligencia artificial en empresas de transporte: ¿qué obligaciones debes conocer?

Una persona de administración utiliza un asistente para redactar respuestas a clientes. El programa de gestión incorpora una función para proponer servicios. Un proveedor ofrece una herramienta que ordena los currículos de los conductores. La inteligencia artificial puede entrar en una empresa de transporte sin que nadie haya decidido poner en marcha un «proyecto de IA».

El Reglamento de Inteligencia Artificial, conocido como RIA o AI Act, también puede afectar a quienes utilizan estas herramientas en su actividad profesional. Para saber qué necesita tu empresa, el punto de partida es identificar qué utiliza, para qué lo utiliza y qué consecuencias puede tener para las personas.

¿Me afecta el RIA aunque no desarrolle inteligencia artificial?

Sí, puede afectarte. El Reglamento (UE) 2024/1689 distingue varios papeles. La empresa que utiliza un sistema de IA bajo su autoridad suele actuar como responsable del despliegue. Quien lo desarrolla o comercializa como propio puede tener obligaciones de proveedor.

Contratar una herramienta a otra empresa no elimina las responsabilidades que correspondan por su utilización. Tampoco convierte automáticamente a la transportista en desarrolladora de IA. Conviene aclarar ese reparto antes de contratar y volver a revisarlo si se modifica sustancialmente la herramienta o su finalidad.

¿Cómo sé si ya estamos utilizando IA?

Pregunta a administración, tráfico, recursos humanos y atención al viajero qué herramientas utilizan, incluidas las funciones nuevas de programas que ya tenéis contratados. Revisa también los asistentes empleados desde cuentas personales para tareas de trabajo.

Un programa que calcula rutas o asigna servicios no es necesariamente un sistema de IA. La etiqueta comercial «inteligente» tampoco resuelve la cuestión. Pide al proveedor una explicación de la función, de cómo obtiene sus resultados y de la finalidad para la que está prevista.

Como primer inventario, basta una relación útil: herramienta, proveedor, personas que la utilizan, tarea, datos introducidos y quién revisa el resultado.

¿Todas las aplicaciones de IA en transporte son de alto riesgo?

No. La clasificación depende de la finalidad y de las condiciones del sistema. El artículo 6 del RIA establece los criterios; pertenecer al sector del transporte no convierte por sí solo todas las aplicaciones en sistemas de alto riesgo.

Redactar correos o atender consultas

Un asistente que prepara un borrador de respuesta no tiene el mismo impacto que una herramienta que decide sobre una contratación. Aun así, conviene revisar lo que propone: puede inventar una tarifa, interpretar mal una reclamación o prometer un servicio que la empresa no ofrece.

Seleccionar conductores o evaluar al personal

El anexo III incluye determinados usos de IA en selección de personal, evaluación del rendimiento y asignación de tareas basada en el comportamiento o las características personales. Filtrar candidaturas o puntuar conductores exige, por tanto, una revisión específica.

Existen excepciones tasadas para algunos usos del anexo III, pero no basta con afirmar que una persona toma la decisión final. Hay que analizar la influencia real del sistema; en los casos del anexo III que elaboran perfiles de personas, el Reglamento mantiene la consideración de alto riesgo.

Planificar rutas y utilizar sistemas del vehículo

Optimizar recorridos no equivale automáticamente a gestionar una infraestructura crítica. También hay que distinguir una función administrativa de un componente que intervenga en la seguridad del vehículo. En este último ámbito, deben revisarse conjuntamente el RIA y la normativa sectorial de homologación aplicable con el fabricante o proveedor.

¿Puedo introducir datos de viajeros, escolares o trabajadores?

Antes de hacerlo, revisa si la herramienta está autorizada para ese tratamiento y qué ocurre con la información. Una lista de escolares, una reclamación con datos de salud o un currículo no deberían copiarse en un asistente de uso general por comodidad.

Comprueba la finalidad, la base jurídica, los datos realmente necesarios, las condiciones del proveedor y, cuando corresponda, el contrato de encargo y las transferencias internacionales. Revisa también si las entradas se conservan o se utilizan para entrenar modelos.

Como pauta interna, utiliza ejemplos ficticios o información verdaderamente anonimizada siempre que la tarea lo permita. Quitar el nombre no garantiza que una persona deje de ser identificable. Este trabajo debe integrarse con la protección de datos en las empresas de transporte de viajeros.

¿Tengo que formar a la plantilla?

El artículo 4, modificado en 2026, exige adoptar medidas para apoyar el desarrollo de la alfabetización en IA de las personas que operan o utilizan estos sistemas por cuenta de la empresa. Las medidas deben atender a sus conocimientos, experiencia y contexto de uso; no se exige garantizar un nivel concreto de conocimientos de cada persona.

En la práctica, administración necesita saber qué información puede introducir y cómo comprobar una respuesta. Recursos humanos debe conocer los límites de una clasificación de candidatos. Quien supervise un sistema de alto riesgo necesitará además la competencia, formación y autoridad que correspondan a esa función.

Conviene conservar evidencia de las instrucciones y acciones realizadas. Comprar un curso genérico, sin relacionarlo con las herramientas de la empresa, puede aportar poco a la gestión diaria.

¿Debo avisar al viajero de que está hablando con una IA?

Si incorporas un chatbot, comprueba con el proveedor que la persona recibe una información clara sobre la interacción con IA, salvo que resulte evidente en las condiciones previstas por el Reglamento. Revisa el aviso en la web y en el móvil antes de ponerlo en servicio.

El artículo 50 también establece obligaciones específicas para determinados contenidos generados o manipulados. Su alcance cambia según el contenido y el papel de cada empresa: no significa que cualquier correo redactado con ayuda de IA deba llevar una etiqueta.

¿Debo empezar ya o puedo esperar?

Conviene empezar por los usos que ya existen. El calendario oficial actualizado distingue obligaciones que ya se aplican de otras con un plazo posterior:

• Las disposiciones iniciales sobre alfabetización y las prohibiciones comenzaron a aplicarse el 2 de febrero de 2025, con las modificaciones posteriores que correspondan.
• Las obligaciones de transparencia del artículo 50 se aplican desde el 2 de agosto de 2026, con una transición específica para ciertos proveedores respecto del marcado técnico de contenidos.
• Tras la reforma de 2026, las reglas de alto riesgo del anexo III tienen como fecha general el 2 de diciembre de 2027; las de alto riesgo integradas en productos regulados, el 2 de agosto de 2028.

Estas fechas no sustituyen el análisis de los regímenes transitorios y sectoriales de cada sistema. Tampoco aplazan las obligaciones de protección de datos, laborales o de seguridad que ya resulten aplicables.

¿Qué debo pedir a mi proveedor?

Pide respuestas concretas y por escrito: qué funciones incorporan IA; cuál es su finalidad prevista y clasificación; qué limitaciones tiene; cómo utiliza los datos; qué supervisión permite; y cómo se comunican errores, incidentes y cambios relevantes.

Si se trata de alto riesgo, solicita la documentación de conformidad que corresponda y las instrucciones necesarias para preparar tus obligaciones como usuario profesional. El artículo 26 contempla, entre otras, supervisión humana, seguimiento del funcionamiento, conservación de registros bajo el control del responsable e información a trabajadores afectados y sus representantes.

Una frase comercial como «cumplimos con la IA» no permite comprobar todo lo anterior. Tampoco existe una certificación genérica que resuelva, por sí sola, cualquier uso de IA en una empresa de transporte.

¿Por dónde empezamos sin complicar la operativa?

El primer paso puede ser sencillo: identificar las herramientas, designar una persona de referencia y establecer unas instrucciones breves sobre usos permitidos, datos y revisión de resultados. Después, prioriza las aplicaciones que afectan a trabajadores, menores, seguridad o decisiones relevantes.

Así puedes aprovechar las herramientas útiles y dedicar el esfuerzo donde hace falta. La revisión se coordina con protección de datos y, cuando resulte aplicable, con el Esquema Nacional de Seguridad en empresas de transporte; cumplir una de estas normas no sustituye a las demás.

En GECCOS podemos ayudarte a identificar los usos de IA, revisar proveedores y definir medidas proporcionadas a la actividad de tu empresa. Cuéntanos qué herramientas utilizáis y revisamos por dónde empezar.

Revisión normativa: 23 de octubre de 2026. Calendario y alfabetización contrastados con la información actualizada de la Comisión Europea y su AI Act Service Desk.

Mariano Garrido – GECCOS. Consultoría especializada en protección de datos, seguridad y cumplimiento normativo.