¿Tu empresa llega a 50 trabajadores? Obligaciones y protección de datos

Mariano Garrido – DPD

¿Qué tenemos que hacer si llegamos a 50 trabajadores? Es una pregunta habitual cuando la empresa crece y la gestión de personal empieza a necesitar más estructura.

Conviene revisar el canal interno de información, el plan de igualdad, la cuota de reserva para personas con discapacidad y los órganos de representación y prevención. Al superar los 50, también entran en juego las medidas planificadas LGTBI.

Estas obligaciones implican recoger, consultar o comunicar información sobre personas. Por eso, además de revisar el cumplimiento laboral, hay que organizar los accesos, la confidencialidad, los proveedores y la conservación de los datos.

Superar los 50 trabajadores no activa por sí solo un régimen distinto del RGPD. El crecimiento hace conveniente revisar cómo se organizan los tratamientos y las responsabilidades.

¿Qué obligaciones cambian al llegar a 50 trabajadores?

Esta selección reúne obligaciones relevantes para la gestión de datos; no es un inventario exhaustivo. Cada ámbito tiene sus propias reglas de aplicación y cómputo.

Ámbito	Qué debe comprobar la empresa	Relación con protección de datos
Sistema interno de información	Con carácter general, entidades privadas con 50 o más trabajadores; existen supuestos independientes del tamaño.	Identidades, denuncias, investigaciones y acceso restringido.
Plan de igualdad	50 o más personas trabajadoras, según su cómputo específico; también puede exigirse por otras vías.	Datos de plantilla, selección, promoción y retribuciones.
Cuota de discapacidad	Con 50 o más trabajadores, revisar la reserva del 2 % y, cuando proceda, el régimen excepcional de medidas alternativas.	Justificantes, datos de salud y acceso a documentación.
Medidas planificadas LGTBI	Empresas con más de 50 personas trabajadoras.	Confidencialidad en protocolos y gestión de posibles situaciones de acoso.
Seguridad y salud	Constitución del comité en empresas o centros de trabajo con 50 o más trabajadores.	Información preventiva, incidentes y límites de acceso a datos de salud.
Representación laboral	Revisar el régimen electoral del comité de empresa y las reglas por centros; no es un órgano que la dirección designe automáticamente.	Comunicaciones de información y derechos de acceso de la representación.

¿Cuentan los trabajadores temporales y a tiempo parcial?

Sí pueden contar, pero no debemos utilizar una única fórmula para todas las obligaciones.

Por ejemplo, en planes de igualdad cada persona a tiempo parcial cuenta como una persona, con independencia de su jornada, y existen reglas para contratos temporales extinguidos durante los seis meses anteriores. Para la cuota de discapacidad se utiliza un periodo de referencia de doce meses y reglas específicas.

El primer paso es comprobar el cómputo aplicable a cada obligación, incluyendo los centros de trabajo y las distintas modalidades de contratación.

¿Necesitamos un plan de igualdad?

La obligación por tamaño se sitúa en 50 o más personas trabajadoras, aplicando las reglas de cómputo del plan de igualdad. Debe revisarse también si existe una obligación por convenio colectivo o por decisión de la autoridad laboral.

En la gestión de datos, conviene organizar qué información se prepara para el diagnóstico, quién puede acceder y cómo se comparten los resultados.

¿El registro retributivo solo es obligatorio a partir de 50 trabajadores?

No. Todas las empresas deben disponer de registro retributivo. Llegar a 50 no debe confundirse con el nacimiento de esta obligación. El plan de igualdad y la auditoría retributiva requieren su análisis específico.

¿Tenemos que implantar un canal de denuncias?

Las entidades privadas con cincuenta o más trabajadores deben disponer de un sistema interno de información conforme a la Ley 2/2023. Existen también supuestos obligatorios con independencia de la plantilla.

¿Qué debes saber?

Debes proteger la identidad y los datos personales del denunciante, asegurando la confidencialidad.
El canal debe ser accesible y efectivo, para que no sea solo una obligación en papel.

Este canal es clave para fomentar la transparencia y la ética, además de ser un requisito legal ineludible.

¿Qué debemos cambiar en la gestión de los datos de la plantilla?

Desde la contratación hasta la desvinculación laboral, el tratamiento de datos personales es continuo:

Recoge solo los datos estrictamente necesarios para cada fase (currículum, información médica, datos bancarios, etc.).
Informa siempre a los empleados sobre cómo y para qué vas a usar sus datos.
Controla las herramientas de supervisión (cámaras, accesos, GPS) respetando siempre la privacidad.
Guarda los datos el tiempo legalmente establecido y destrúyelos de forma segura cuando ya no los necesites.

Recuerda que la formación del personal en materia de protección de datos es fundamental para evitar errores y fugas de información.

Proveedores encargados del tratamiento: qué revisar antes de compartir datos

Cuando trabajas con proveedores o colaboradores que tratan datos personales por cuenta de tu empresa (por ejemplo, servicios de nómina, sistemas de gestión, consultorías o plataformas de comunicación), tienes una obligación clara:

Firmar contratos de encargo de tratamiento que definan las responsabilidades en protección de datos.
Comprobar que esos proveedores cumplen con la normativa vigente y aplican medidas de seguridad adecuadas.
Supervisar periódicamente su correcto cumplimiento para minimizar riesgos.

La empresa debe seleccionar encargados que ofrezcan garantías suficientes, regular el tratamiento y comprobar su cumplimiento. El encargado también tiene obligaciones y responsabilidades propias.

Clientes y usuarios: transparencia y derechos claros

Ya trabajes con otras empresas o directamente con particulares, el tratamiento de sus datos personales debe ser transparente y respetar sus derechos:

Informa con claridad para qué usas sus datos y cómo pueden ejercer sus derechos (acceso, rectificación, supresión, etc.).
Solicita consentimiento cuando sea necesario, especialmente para fines como marketing o perfiles.
Facilita procedimientos sencillos para que puedan ejercer sus derechos sin complicaciones.
Protege sus datos con las medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas.

Otras obligaciones importantes

Mantén actualizado el registro de actividades de tratamiento, donde quede reflejado qué datos se tratan, con qué finalidad, cómo y quién los gestiona.
Realiza evaluaciones de impacto en aquellos tratamientos que puedan suponer un riesgo elevado para los derechos y libertades de las personas.
Ten preparado un protocolo para la gestión de brechas de seguridad y forma a tu equipo para reaccionar rápido ante cualquier incidente.

Revisar la organización de la protección de datos

Gestionar la protección de datos en empresas con más de 50 empleados no es solo cumplir la ley, es una forma de proteger tu negocio, tus empleados y tus clientes.

¿Tenemos que nombrar un delegado de protección de datos?

La plantilla no determina por sí sola la obligación de designar un DPD. Deben analizarse los tratamientos y los supuestos del artículo 37 del RGPD y del artículo 34 de la LOPDGDD. Puedes utilizar la evaluación de DPD de GECCOS como orientación inicial. Nuestro servicio de DPD externo permite abordar esta función cuando corresponda.

¿Qué revisar cuando varias empresas del grupo comparten aplicaciones?

Identifica qué sociedades utilizan cada aplicación, quién administra las cuentas y qué información puede consultar cada equipo. Revisa también las altas y bajas de usuarios y la documentación que describe cómo se comparte la información.

La adaptación al RGPD y el servicio de Gobierno Digital ayudan a ordenar estas revisiones.

¿Por dónde empezamos?

Empieza por comprobar la plantilla y las obligaciones aplicables. Después, identifica qué documentación existe, quién es responsable de cada actuación y qué tratamientos de datos necesitan revisión.

Define quién puede consultar nóminas, expedientes, denuncias y documentación sensible.
Revisa qué información se entrega a asesores, proveedores y representantes.
Actualiza los permisos cuando alguien cambia de puesto o deja la empresa.
Comprueba las aplicaciones compartidas entre sociedades y la documentación de los tratamientos.

Puedes utilizar el diagnóstico RGPD de GECCOS para obtener una orientación inicial sobre protección de datos. No sustituye la revisión de las obligaciones laborales ni acredita por sí solo el cumplimiento.

Cómo puede ayudarte GECCOS

Si tu empresa ha llegado a 50 trabajadores y necesitas revisar cómo afectan estas obligaciones a los datos personales, en GECCOS podemos ayudarte a ordenar tratamientos, accesos, proveedores y responsabilidades, coordinándonos con tu asesoría laboral.

Cuéntanos qué ha cambiado en tu empresa.